Alles, was bAV braucht.

Excel eignet sich zur Erfassung von Daten, stößt bei komplexen bAV-Prozessen jedoch schnell an Grenzen. Eine bAV-Software verwaltet nicht nur Daten, sondern unterstützt auch Geschäftsprozesse, automatisiert wiederkehrende Aufgaben, verbindet verschiedene Systeme über Schnittstellen und sorgt dafür, dass alle Beteiligten mit einer einheitlichen Datenbasis arbeiten.

Eine bAV-Software eignet sich für Unternehmen, die ihre Verwaltungsprozesse effizienter gestalten und ihre Daten zentral verwalten möchten. Besonders groß ist der Nutzen bei mehreren Gesellschaften, unterschiedlichen Versorgungssystemen oder einer Vielzahl beteiligter Prozesse und Systeme. Mit einer Plattform wie bixie lassen sich diese Abläufe weitgehend digital und integriert abbilden. Mit einer zentralen Plattform wie bixie lassen sich Verwaltungsaufwand, Medienbrüche und manuelle Tätigkeiten reduzieren. Gleichzeitig verbessern sich Transparenz, Datenqualität und die Zusammenarbeit aller Beteiligten.

Eine moderne bAV-Software sollte auch komplexe Konzernstrukturen mit mehreren Gesellschaften, unterschiedlichen Versorgungsordnungen, Durchführungswegen und Versorgungsträgern abbilden können. Mit bixie lassen sich diese Strukturen in einer zentralen Plattform verwalten. Gleichzeitig können Berechtigungen, Prozesse und Daten für jede Gesellschaft individuell gesteuert werden.

bixie wurde als offene Plattform entwickelt und lässt sich in bestehende HR-, Payroll- und ERP-Systeme integrieren. Über standardisierte und individuelle Schnittstellen werden Daten automatisiert ausgetauscht. So können vorhandene Systeme weiter genutzt und bAV-Prozesse ohne Medienbrüche digital unterstützt werden.

Vor der Datenübernahme werden die vorhandenen Bestandsdaten analysiert und auf Vollständigkeit sowie Konsistenz geprüft. Anschließend werden sie strukturiert in bixie übernommen und validiert. Ziel ist eine sichere Migration mit einer belastbaren Datenbasis für die weitere Verwaltung.

bixie unterstützt eine DSGVO-konforme Verarbeitung personenbezogener Daten. Die Plattform verfügt über technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz sensibler Informationen sowie differenzierte Berechtigungskonzepte, damit ausschließlich autorisierte Personen auf Daten zugreifen können.

bixie wird ausschließlich in deutschen Rechenzentren betrieben. Die zugrunde liegende Infrastruktur erfüllt hohe Anforderungen an Sicherheit und Verfügbarkeit und basiert auf anerkannten Sicherheitsstandards. Dadurch bleiben sensible bAV-Daten innerhalb Deutschlands gespeichert.

bixie schützt personenbezogene Daten durch verschlüsselte Datenübertragungen, rollenbasierte Berechtigungskonzepte und Mehrfaktor-Authentifizierung. Ergänzt wird dies durch eine konsequente Trennung der Mandatsdaten sowie weitere technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen.

bixie erfüllt hohe Anforderungen an Informationssicherheit, Datenschutz und Verfügbarkeit. Die Plattform wird ausschließlich in deutschen Rechenzentren betrieben und setzt auf eine Sicherheitsarchitektur nach anerkannten Standards. Dazu gehören unter anderem der BSI IT-Grundschutz, ein Informationssicherheitsmanagement nach ISO 27001 sowie jährlich geprüfte interne Kontrollprozesse nach ISAE 3402. Ergänzt wird dies durch verschlüsselte Datenübertragungen, rollenbasierte Berechtigungskonzepte und Mehrfaktor-Authentifizierung.

bixie unterstützt den gesamten Lebenszyklus einer Versorgungszusage – vom Eintritt eines Mitarbeiters über laufende Änderungen bis zum Rentenbeginn und zur Verwaltung von Leistungsfällen. Die Plattform steuert die zugehörigen Prozesse, automatisiert wiederkehrende Abläufe und bindet HR-, Payroll- sowie weitere beteiligte Systeme über Schnittstellen ein.

Mit bixie erhalten Mitarbeiter und Versorgungsberechtigte über ein persönliches Online-Portal jederzeit sicheren Zugriff auf ihre bAV-Informationen und Dokumente. Unterlagen können online eingesehen und heruntergeladen werden. Das schafft Transparenz für die Versorgungsberechtigten und entlastet gleichzeitig HR und den Arbeitgeber von manuellen Auskünften und Dokumentenanfragen.

bixie erstellt versicherungsmathematische Gutachten für HGB, Steuerbilanz, IFRS und US-GAAP direkt auf Basis derselben Daten, mit denen auch die bAV verwaltet wird. Dadurch entfallen Medienbrüche und doppelte Datenhaltung. Verwaltung, Bilanzierung und Gutachten greifen auf eine einheitliche Datenbasis zu und liefern jederzeit konsistente Ergebnisse.

bixie stellt Finance und Controlling alle relevanten Auswertungen für Bilanzierung, Planung und Unternehmenssteuerung zur Verfügung. Dazu gehören unter anderem Bilanzwerte, Rückstellungen, Bestands- und Bewegungsdaten sowie weitere stichtagsbezogene Reports. Aufgrund der Datenschutzanforderungen erfolgen diese Auswertungen in der Regel auf konsolidierter Ebene.

bixie ermöglicht Wirtschaftsprüfern einen direkten Zugriff auf die für die Prüfung erforderlichen Daten, Berechnungen und Ergebnisse. Über einen speziell eingerichteten Prüfzugang können sie die Herleitung von Bilanzwerten und versicherungsmathematischen Berechnungen bis auf Einzelfallebene nachvollziehen. Dadurch werden Rückfragen reduziert und der Prüfungsprozess deutlich effizienter.

bixie wird kontinuierlich an neue gesetzliche, steuerliche, arbeitsrechtliche und bilanzielle Anforderungen angepasst. Die Besonderheit: Softwareentwicklung, Aktuariat und bAV-Beratung arbeiten bei PCAK eng zusammen. Dadurch fließen neue gesetzliche Vorgaben, fachliche Entwicklungen und praktische Erfahrungen unmittelbar in die Weiterentwicklung der Plattform ein. Anwender profitieren so von einer Lösung, die sowohl technisch als auch fachlich stets auf dem aktuellen Stand ist.

Die Einführung von bixie beginnt mit einer Analyse der bestehenden bAV, der Datenqualität und der vorhandenen Prozesse. Anschließend werden Versorgungsregelungen, Daten und Schnittstellen in die Plattform übernommen und in Testläufen fachlich sowie technisch validiert. Erst wenn alle Ergebnisse nachvollziehbar und geprüft sind, erfolgt die Inbetriebnahme. Während des gesamten Projekts begleiten die Experten von PCAK sowohl die technische Umsetzung als auch die fachliche Einführung.

Auf einer zentralen bAV-Plattform wie bixie arbeiten Unternehmen, Versicherer, Versorgungsträger, Aktuare, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und weitere berechtigte Partner auf einer gemeinsamen Datenbasis. Informationen müssen nicht mehrfach erfasst oder zwischen verschiedenen Systemen abgeglichen werden. Rollenbasierte Berechtigungen stellen sicher, dass jeder Beteiligte nur auf die für ihn relevanten Daten zugreifen kann. Dadurch werden Medienbrüche reduziert, Prozesse beschleunigt und die Zusammenarbeit aller Beteiligten deutlich vereinfacht.

Auf einer zentralen bAV-Plattform wie bixie werden Zugriffsrechte rollenbezogen vergeben. Jeder Benutzer erhält ausschließlich Zugriff auf die Daten und Funktionen, die er für seine Aufgaben benötigt. Dadurch werden Datenschutzanforderungen erfüllt und gleichzeitig eine effiziente Zusammenarbeit aller Beteiligten ermöglicht.

bixie dokumentiert Änderungen und Bearbeitungsschritte nachvollziehbar. Dadurch können Informationen, Entscheidungen und Bearbeitungen jederzeit geprüft und den jeweiligen Benutzern zugeordnet werden. Das schafft Transparenz und unterstützt interne Kontrollen sowie die Zusammenarbeit mit Wirtschaftsprüfern.

Die Verarbeitung historisch gewachsener Versorgungswerke und individueller Sonderfälle gehört zu den Grundanforderungen einer professionellen bAV-Software. Mit bixie werden die zugrunde liegenden Regelwerke und Daten vor der Migration analysiert, digital abgebildet und fachlich validiert. Dadurch können auch komplexe Versorgungsstrukturen konsistent und langfristig sicher verwaltet werden.

Eine moderne bAV-Software sollte den automatisierten Datenaustausch mit Versicherern und Versorgungsträgern über standardisierte Schnittstellen unterstützen. Welche Prozesse tatsächlich digital angebunden werden können, hängt jedoch auch von den technischen Möglichkeiten des jeweiligen Marktpartners ab. Bei bixie werden verfügbare Standards und Schnittstellen konsequent genutzt und kontinuierlich erweitert.

Mit bixie lässt sich der Zugang zur betrieblichen Altersversorgung nahtlos in bestehende HR-Portale, Intranets und das Corporate Design des Unternehmens integrieren. Mitarbeiter nutzen ihre bAV damit im vertrauten Unternehmensumfeld, ohne zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln zu müssen.

Ein professioneller Anbieter sollte alle für die Anbieterprüfung relevanten Informationen transparent und vollständig bereitstellen. Dazu gehören insbesondere Nachweise zu Informationssicherheit, Datenschutz, Hosting, internen Kontrollsystemen sowie weitere Compliance- und Due-Diligence-Unterlagen. Das Trust Center von PCAK bündelt diese Informationen und unterstützt Unternehmen bei der Prüfung von PCAK und der bAV-Plattform bixie.

→ Zum Trust & Compliance Center

Eine professionelle bAV-Software sollte die vom Unternehmen oder Betriebsrentner stammenden Daten vollständig verwalten und strukturiert an die Payroll übergeben. bixie bereitet insbesondere Renten-, Stamm-, Änderungs- und Zahlungsdaten für die Abrechnung auf. Steuerliche Merkmale erhält die Payroll über ELStAM von der Finanzverwaltung; die sozialversicherungsrechtlichen Rückmeldungen erfolgen im Zahlstellen-Meldeverfahren über die gesetzlichen Krankenkassen. Die eigentliche Abrechnung erfolgt im Payroll-System des Unternehmens oder seines Payroll-Dienstleisters. Alternativ kann sie über unseren Kooperationspartner WTS Group durchgeführt werden.

Für Daten der betrieblichen Altersversorgung gelten häufig deutlich längere Aufbewahrungsfristen als für andere Personaldaten. Hintergrund sind die langfristigen Versorgungsansprüche sowie gesetzliche und vertragliche Nachweispflichten. Mit einer professionellen bAV-Software wie bixie lassen sich Aufbewahrungs- und Löschkonzepte entsprechend den gesetzlichen und unternehmensspezifischen Anforderungen umsetzen.

Mit bixie behalten Unternehmen jederzeit die Kontrolle über ihre Daten. Bei einem Anbieterwechsel können die Daten vollständig exportiert und an einen neuen Anbieter oder in ein anderes System übernommen werden. Die Modalitäten der Datenübergabe sind transparent geregelt, sodass ein Anbieterwechsel ohne Abhängigkeit von der Plattform möglich ist.