Die richtige bAV-Plattform auswählen: Worauf Unternehmen achten sollten

Wer die betriebliche Altersversorgung digitalisiert, denkt zuerst an Online-Formulare oder automatisierte Abläufe. Entscheidend ist jedoch die Plattform darunter. Sie trägt die Verwaltung aller Versorgungszusagen, verknüpft die bAV mit der übrigen Systemlandschaft und legt fest, wie belastbar Auswertungen später sind und wie leicht sich die bAV an neue Vorgaben anpassen lässt.

Gewachsene Versorgungslandschaft, ein System

In größeren Unternehmen ist die bAV meist über Jahrzehnte gewachsen. Direktzusagen, Unterstützungskassen und versicherungsförmige Durchführungswege laufen nebeneinander, dazu kommen unterschiedliche Zusagegenerationen und individuelle Regelungen. Eine leistungsfähige Plattform bildet all das in einem gemeinsamen Datenmodell ab. So entsteht ein vollständiger Blick auf Anwartschaften und laufende Leistungen, unabhängig vom Durchführungsweg. Voraussetzung ist ein sauberes Stammdatenmanagement mit strukturierten Daten, revisionssicher dokumentierten Änderungen und jederzeit auswertbaren Beständen.

bixie erfüllt diesen Anspruch: Sämtliche Durchführungswege liegen in einem Datenmodell, inklusive revisionssicherer Historisierung.

Integration statt doppelter Datenpflege

Eine bAV-Plattform entfaltet ihren Wert erst im Zusammenspiel mit der bestehenden IT-Landschaft. Der Maßstab ist dabei klar: Personal- und Gehaltsdaten werden einmal im führenden System erfasst, die Plattform übernimmt sie automatisiert und ohne Medienbruch. Ob die Datenhoheit im HR-System oder in der bAV-Plattform liegt, entscheidet sich von Fall zu Fall.
bixie beherrscht beide Modelle:

• Die Plattform übernimmt Bestände aus dem führenden System oder führt sie selbst.
• Die Anbindung erfolgt über standardisierte Web-APIs an HR- und Payroll-Systeme,
• ergänzt um den Austausch mit Versicherern und das Ordermanagement mit Depotbanken.

Zum heutigen Standard gehören zudem ein Mitarbeiterportal mit Single Sign-on sowie rollenbasierte Zugriffe für Prüfer, Berater und Makler.

Datenhoheit, Exit-Fähigkeit, Auswertbarkeit

Mit einer Cloud-Plattform darf ein Unternehmen die Kontrolle über seine Daten nicht verlieren. Bestände müssen vollständig verfügbar und exportierbar bleiben, und ein Anbieterwechsel darf nicht an proprietären Formaten scheitern. Ebenso wichtig ist die Auswertbarkeit: Berichte für Jahresabschluss oder Management sollten die Fachbereiche selbst erstellen können, ohne die IT einzubinden. bixie stellt dafür zentrale Datenhaltung, standardisierte Exporte und einen integrierten Reportgenerator bereit.

Betriebsmodelle flexibel halten

Manche Personalabteilungen verwalten ihre Versorgungswerke komplett selbst, andere lagern Teile oder alles an Dienstleister aus. Eine gute Plattform gibt diese Entscheidung nicht vor. bixie unterstützt deshalb Eigenverwaltung, hybride Modelle und vollständige Auslagerung gleichermaßen. Entscheidend ist, dass alle Beteiligten auf derselben Datenbasis arbeiten. So lassen sich Aufgaben flexibel verteilen und später anpassen, ohne die Plattform zu wechseln.

Verwaltung und Aktuariat zusammenführen

Bei Direktzusagen braucht es regelmäßig versicherungsmathematische Bewertungen für Bilanzierung und Planung. Häufig ist das noch ein externer Prozess mit Datenexport und Rückimport. Laufen Verwaltung und Aktuariat dagegen auf derselben Datenbasis, lassen sich Rückstellungen, Leistungen und Prognosen direkt aus den aktuellen Beständen berechnen, dokumentiert und jederzeit prüfbar. Aus der jährlichen Pflichtübung wird so eine laufend verfügbare Entscheidungsgrundlage. In bixie sind die versicherungsmathematischen Rechenkerne für Direktzusagen direkt integriert, Rückstellungen werden automatisiert berechnet.

Sicherheit und Nachweispflicht

bAV-Daten gehören zu den sensibelsten Personendaten überhaupt. Rollenbasierte Berechtigungen, Protokollierung und Verschlüsselung sind stets Teil einer professionellen Architektur. Eine ISO-27001-Zertifizierung zeigt, dass Schutzmaßnahmen systematisch etabliert sind; bei ausgelagerter Verwaltung oder ausgelagertem Aktuariat bestätigt ein ISAE-3402-Type-2-Bericht die Wirksamkeit der internen Kontrollen. bixie ist nach beiden Standards zertifiziert. Wichtig auch: Beim Datenschutz zählt nicht der Server-Standort, sondern welchem Recht der Infrastrukturbetreiber unterliegt. bixie läuft daher in der Open Telekom Cloud in Deutschland.

Die Digitalisierung der bAV beginnt mit der Wahl der richtigen Plattform. Die Plattform entscheidet, ob Verwaltung, Aktuariat, Datenhaltung und Systemintegration in einem System zusammenlaufen oder weiterhin verstreut bleiben. Wer eine bAV-Plattform auswählt, sollte deshalb über die Funktionsliste hinaus die Architektur dahinter bewerten. bixie überzeugt Entscheider immer wieder durch seine intelligente Software-Architektur: Verwaltung aller Durchführungswege, integrierte Rechenkerne, standardisierte Schnittstellen, flexible Betriebsmodelle und umfassende Sicherheitsfunktionen in einem System.